95 utilisateurs. 195 postes de travail. 11 sites, dans 5 cantons différents. Le projet mené par les équipes de Silicom auprès de Fidag, société romande de référence depuis 1959 pour les services de comptabilité, audit, fiscalité, expertises et conseil aux entreprises, fut d’envergure.

Comment moderniser un environnement de travail très concentré et centralisé, avec des sessions en Bureau à distante, vers un environnement décentralisé (de type Modern WorkPlace, s’appuyant sur le cloud Microsoft) ?

C’est le défi auquel ont été confrontées les équipes de Silicom chez Fidag, avec un nœud principal : migrer des centaines de milliers de fichiers vers un Share Point online en envisageant la structuration de manière dynamique, avec une vision long terme.

Pourquoi le choix d’un seul et unique prestataire pour un objectif aussi ambitieux ? Pour Pierre Dumont, Responsable Clients, outre l’expertise reconnue de Silicom, les différents points communs entre mandant et mandaté ont joué un rôle : “Comme Fidag, nous sommes répartis sur plusieurs sites, plusieurs cantons et partageons une culture d’entreprise similaire avec une dimension “servicielle” de proximité et d’écoute au cœur de nos actions”.

Un choix qui a fait ses preuves, comme l’atteste le témoignage de Florent Reuse, Chef de projet Fidag : “J’ai fortement apprécié l’implication des équipes de Silicom, leur capacité à proposer rapidement des solutions efficaces et leur grande disponibilité. Ils ont démontré un réel sens de l’engagement et un esprit d’équipe inébranlable. La flexibilité et la réactivité dont ils ont fait preuve nous ont permis de mener le projet à bien malgré les contraintes temporelles.”

Après une phase d’analyse détaillée, plusieurs étapes ont jalonné le projet:

  • Revoir et améliorer la collaboration des équipes sur les fichiers en créant un espace dédié à chaque client, incluant un espace interne et un espace de partage externe. Cette solution s’appuie sur les technologies collaboratives de Microsoft 365 (édition multi-utilisateurs, gestion des versions et des métadonnées, etc.). De plus, un système innovant de gestion des droits d’accès a pu être mis en place, avec comme principale évolution la gestion des droits à la demande, ainsi qu’un processus de validation pour certains dossiers.
  • Une modernisation de tous les processus informatiques pour tous-tes les collaborateur-rices en créant un environnement utilisateur « Modern Work Place » qui repose sur des solutions IT permettant une collaboration et une productivité continues, indépendamment du lieu ou de l’appareil depuis lesquels les équipes se connectent ;
  • Une mise à niveau de la dimension sécuritaire sur tous les sites via un centre d’opérations de sécurité (SOC), actif 24×7 et opéré par notre partenaire Sophos. Ce centre a permis aux équipes de Silicom de s’appuyer sur un partenaire et de réagir afin de détecter une faille et/ou une attaque informatique en amont, évitant ainsi que le problème ne devienne critique.
  • L’intégration d’un grand nombre de «key-users» dans le projet, une étape indispensable. Ces personnes ont pu tester la nouvelle solution, signaler les problèmes rencontrés et surtout proposer un nombre important d’améliorations.
  • Migrer tous les fichiers, sur une fenêtre de temps très réduite, avec une coupure de production minimale. La mise en place d’une «task-force» mixte Fidag-Silicom durant les premiers jours suivant la migration a permis d’apporter un support proactif sur tous les sites géographiques.
  • Opérer, la migration de tous les serveurs de Fidag sur les solutions d’hébergement (Private Cloud) de Silicom.
  • Mettre en place des sessions de formation (entre 6 et 8) co-animées par un membre de l’équipe Silicom et un expert métier chez Fidag pour informer et préparer les équipes Fidag aux changements à venir dans leur environnement utilisateur.

Pour Mathieu Demierre, Responsable projets Valais, la réussite du projet repose en grande partie sur la méthodologie utilisée par Silicom: “Un projet d’une telle envergure géographique, technique, temporelle (plusieurs mois de préparation), avec des enjeux de taille, repose sur une organisation précise. L’organisation de séances de suivi matins et après-midis avec les équipes de Fidag a permis de centraliser toutes les remontées d’incidents auprès de la «task-force», et dans le même temps, de propager rapidement les solutions déployées au plus grand nombre. Ce modèle de collaboration Fidag-Silicom a été un élément clés du succès de ce projet”

« Dans ce projet mené à bien par nos équipes, nous sommes passés de la réactivité, à la proactivité, avec une prise de responsabilité de nos équipes dans le maintien à jour d’un environnement utilisateur de manière automatisée, à prix fixe par mois », conclut Pierre Dumont.

_______

En savoir plus sur : FIDAG