Avec Office 365, SharePoint et OneDrive nous offrent des fonctionnalités très intéressantes. Dans cet article, nous allons explorer les possibilités de partage qui nous sont offertes.
Avant Office 365, lorsqu’il nous fallait transmettre un document à consulter ou à modifier à une personne externe, nous avions tendance à privilégier les pièces jointes transmises par mail. Le problème était le suivi des différentes versions. En effet, après 2 ou 3 retours de mail, il devient généralement difficile d’identifier parmi les 5 ou 6 documents portant le même nom quel est le document final. Mais ça, c’était avant….
Avec Office 365, nous pouvons utiliser les liens de partage. Plutôt que de mettre le document en pièce jointe, je vais transmettre un lien qui permettra à la personne d’accéder directement au document stocké dans mon espace de document OneDrive / SharePoint. Ses modifications seront suivies et je saurai, en choisissant le bon type de lien de partage qui a apporté des modifications, qui a consulté le document etc… De plus, il sera possible à toutes les personnes qui ont accès à ce document d’y accéder et de travailler simultanément sans problème (point abordé dans le prochain article de cette série consacrée à SharePoint).
Créer un partage de document
Voyons maintenant comment effectuer un partage. Il est possible de le faire depuis la version Online ou, comme nous en avons parlé dans l’article précédent (SharePoint #1) depuis l’explorateur Windows.
En ligne, dans notre espace de document, il nous suffira de cliquer sur « Partager » selon la capture d’écran ci-dessous :
Pour l’explorateur Windows, il faut sélectionner le document ou le répertoire et effectuer un clic-droit pour voir apparaître le bouton « Partager » :
Lorsque vous avez utilisé une des possibilités de partage citées plus haut, vous allez retrouver la même fenêtre :
Nous pouvons identifier plusieurs éléments :
- Ces trois petits points nous permettront d’accéder à la gestion des accès du document ou du répertoire, nous en parlerons plus loin dans cet article
- Affichage du type de lien actuellement sélectionné. En cliquant dans cette zone vous ouvrez les types de lien à votre disposition ainsi que leur paramétrage
- Champ pour entrer le nom ou l’adresse email des personnes
Nom – si elles sont dans votre organisation
Adresses de courriels – si elles sont extérieures à votre organisation - Champ pour saisir un message générique Microsoft envoyé avec votre adresse mail. Même si elle fonctionne parfaitement, ce n’est pas la solution que nous conseillons de privilégier car elle est relativement impersonnelle. De plus, de nombreuses campagnes de phishing utilisent des adresses dérobées pour envoyer des messages aux couleurs de grandes entreprises, ce message pourrait être pris comme tel.
- Nous privilégions plutôt de cliquer sur ce bouton pour copier le lien afin de l’insérer dans un mail, un message Teams ou tout autre moyen de communications avec votre interlocuteur. Cela vous permettra de vraiment rendre votre message personnel. Vous rassurerez également votre interlocuteur que le message en question n’est pas du phishing.
Types de lien pour partager un document
Voici les différents types de lien à votre disposition lorsque vous souhaitez partager un document.
Toute personne ayant le lien
Le type de lien dangereux par excellence. En effet, n’importe qui possédant ce lien pourra ouvrir le document ou le dossier en question et cela sans besoin d’authentification, vous risquez donc de voir que des utilisateurs inconnus ont accédé au document. Une date d’échéance peut être configurée et l’organisation peut décider d’un nombre de jours maximal durant lesquels le lien sera actif. On peut également mettre un mot de passe pour l’accès. Le dernier élément peut être pratique pour les documents, mais n’est pas applicable pour les dossiers, le blocage du téléchargement. Celui-là n’est activable que lorsqu’on n’autorise pas la modification et aura les effets suivants : ouverture en mode online uniquement, bloquer le téléchargement, empêcher l’impression ainsi que le copier-coller.
Les personne au sein de votre organisation
Le lien parfait lorsqu’on doit transférer des documents au sein de l’organisation et qu’ils ne contiennent pas de contenu sensible. Tous les collaborateurs authentifiés de l’organisation peuvent y accéder donc prudence avec les documents de la comptabilité ou des ressources humaines. En cas de fuite, les externes auront un message leur expliquant qu’ils n’ont pas accès à ce document. Les paramètres de ce type de lien sont d’autoriser ou non la modification et le blocage du téléchargement. Il faut toujours bien réfléchir si la meilleure solution est d’utiliser ce type de lien ou de déplacer le document dans un espace commun.
Les personnes ayant déjà l’accès
C’est un type de lien qui convient parfaitement lorsqu’on a un collègue qui a de toute façon accès au document/dossier en question mais qu’il ne sait plus comment le retrouver. Si vous savez facilement comment le retrouver et plutôt que de passer du temps à essayer de lui expliquer comment le retrouver, générez simplement ce lien pour le lui transmettre. Cela n’ouvre aucun accès supplémentaire.
Des personnes spécifiques
Ce type de lien est celui qui doit être privilégié lors de partages avec des personnes externes. Il nous faudra spécifier les personnes ayant accès au document en notant leur adresse (point 3 de la capture de l’écran de partage). Ces personnes devront confirmer leur identité en demandant un code généré automatiquement par Microsoft. Ce code n’est actif que 15 minutes et si un deuxième code est demandé, il rend inactif le code précédent. Cela oblige les personnes à s’authentifier et nous permet d’avoir un suivi de l’activité sur le document. Vous pouvez également autoriser ou non la modification et bloquer le téléchargement
Gestion des liens de partage
Lorsque nous avons partagé nos liens, il nous faut encore les gérer.
La première solution est de gérer tous les fichiers partagés grâce à OneDrive Online. Rendez-vous dans l’espace de document, vous verrez un bouton « Partagés ». Cela vous permettra de voir quels sont les documents partagés avec vous ainsi que ceux qui sont partagés par vous.
Dans l’onglet Partagés par moi, vous allez pouvoir gérer les accès des liens que vous avez créés. Pour cela, cliquez sur les trois petits points situés à droite du nom du document. Vous ouvrirez le menu déroulant et pourrez sélectionner « Gérer l’accès ».
L’autre moyen est de gérer l’accès pour un fichier unique et vous pouvez le faire directement en vous rendant dans la fenêtre de partage et en cliquant sur les trois petits points (voir le point 1 de la capture de l’écran de partage). Vous vous retrouverez au même endroit, l’écran de gestion des accès du document. Cet écran est séparé en deux parties, mais nous ne nous occuperons que de la partie supérieure qui gère les liens de partage (Liens octroyant l’accès).
Cette partie nous permet de gérer les liens créés pour un document.
- Tout d’abord, sur la gauche, les pictogrammes nous précisent le type des liens existants. Nous pouvons identifier un lien « au sein de l’organisation » avec la mallette et deux liens « à des personnes spécifiques ».
- Ensuite, sous les liens, nous avons une description qui nous permet de comprendre exactement ce qu’ils permettent. On voit d’ailleurs que les deux liens à des personnes spécifiques sont différents, l’un n’autorisant que la consultation et l’autre permettant la modification.
- De plus, nous pouvons connaître la liste des personnes à qui ont été envoyés les liens créés soit en positionnant sa souris sur les pastilles de couleurs, soit en développant la liste en cliquant sur la petite flèche (entourée de rouge dans la capture ci-dessus). Vous avez un exemple de la liste développée avec le troisième lien.
- Finalement, vous pouvez copier le lien existant pour le partager aux personnes autorisées ou aller dans la gestion individuelle du lien en cliquant sur les trois petits points placés à droite du bouton « Copier ».
Dans la gestion individuelle du lien, voici les différents options qui s’offrent à nous.
- Dans cette fenêtre, vous pouvez premièrement copier le lien avec le bouton situé à côté du lien ou supprimer complètement le lien en cliquant sur la croix tout à droite.
- Deuxièmement, grâce à une fonctionnalité très intéressante, vous pouvez modifier le fonctionnement du lien existant en sélectionnant la modification ou la consultation uniquement. Cela nous évite de devoir refaire des liens si nous devons changer les autorisations des personnes autorisées. Par exemple, un document est tout d’abord travaillé par différentes personnes au sein et à l’extérieur de mon organisation. Lorsque le document est dans sa version finale, je ne veux autoriser aux externes plus que la consultation. Je change donc les autorisations du lien utilisé pour la modification en consultation et les externes peuvent continuer d’utiliser le même lien mais ne pourront plus éditer mon document.
- Enfin, vous pouvez voir toutes les personnes autorisées grâce à ce lien et en supprimer certaines et en ajouter d’autres comme bon vous semble.
Vous avez survécu à cet interminable article, félicitations. Vous possédez maintenant toutes les connaissances pour gérer le partage de vos documents.
