Comme d’habitude dans nos articles Tips & Tricks, nous essayons d’apporter des réponses à des questions concrètes. Nous allons une fois de plus profiter des fonctionnalités mises à notre disposition par le cloud de Microsoft. Dans toutes les organisations, il y a déjà eu la question des versions des fichiers et de la manière de les conserver.

Retrouvez facilement l’historique des versions

Microsoft permet depuis un temps certain d’accéder à l’historique de versions des fichiers. Nous avons donc deux moyens d’y accéder.

Tout d’abord, nous pouvons le faire depuis les espaces en ligne.

Depuis OneDrive ou SharePoint Online

Depuis la page OneDrive/SharePoint, nous pouvons ouvrir cet historique de deux manières :

  • En sélectionnant le document, et en se rendant dans la barre d’outils située au sommet de la liste des dossiers et fichiers. Dans la barre, si vous ne voyez directement le bouton Historique des versions, il vous suffit de cliquer sur les trois petits points de l’ellipse. Vous trouverez le bouton désiré dans le menu déroulant.
  • Directement à la droite du nom du document, vous retrouverez également l’ellipse. En cliquant sur cette dernière, vous ouvrirez également un menu déroulant contenant l’Historique des versions.

L’affichage de l’historique sera le même que vous passiez par l’un ou l’autre de ces chemins.

Vous pouvez donc repérer directement

  • le numéro de versions
  • la date de la modification
  • ainsi que son auteur.

En cliquant sur les trois petits points, vous trouverez 3 options. La première permet de Restaurer l’ancienne version. Ce bouton permet de générer une nouvelle version du document se basant sur la version choisie.

Le deuxième bouton permet d’Ouvrir le fichier dans l’application de bureau, pour autant qu’elle soit installée. Lorsque le document est ouvert vous pouvez remarquer cette spécificité tout au sommet de la fenêtre.

Vous savez donc simplement que c’est une version de sauvegarde et qu’elle est en lecture seule. Cet élément a son importance, nous en reparlerons plus tard dans cet article.

La dernière option vous permet de Supprimer la version sélectionnée.

Depuis les outils Word, Excel, PowerPoint Online

Lorsque vous êtes dans le document dans les versions online des outils Office 365, vous pouvez également accéder à l’Historique de versions en cliquant simplement sur le nom du document. Le dernier bouton de la fenêtre apparaissant permet d’y accéder.

En cliquant sur ce bouton, une fenêtre va remplacer le document. Un bandeau situé à la droite de l’écran permet de choisir la version que l’on souhaite ouvrir.

Lorsqu’une version est sélectionnée, elle s’ouvre dans la partie principale. Dans la barre d’outils située au sommet de la fenêtre vous pouvez, en plus de la date et de l’heure de la version, accéder à deux fonctionnalités, la création d’une copie et la restauration.

Dans les applications Office de bureau

Nous retrouvons, dans ces applications installées sur notre ordinateur, le même fonctionnement que dans la version web. L’accès se fait en cliquant sur le nom du document. L’historique se retrouve dans un bandeau situé à la droite de la fenêtre de l’application.

La principale différence réside dans le fait que l’ouverture d’un document depuis l’application Desktop ouvre le document dans une autre fenêtre, ce qui nous permet d’ouvrir la version actuelle et une version précédente en parallèle.

Dans l’explorateur de fichiers

Finalement, nous pouvons aussi accéder à l’historique depuis notre explorateur de fichiers. Bien sûr, vous ne verrez dans votre explorateur que les espaces cloud que vous avez synchronisés sur votre machine. Ainsi, il vous suffit d’effectuer un clic-droit sur un document sélectionné et vous pourrez consulter ses versions.

Elles apparaîtront dans une fenêtre dédiée.

Comme vous pouvez le voir sur la capture d’écran ci-dessus, nous pouvons le faire pour de nombreux types de documents en plus des documents Office, comme par exemple, les PDFs et les photos.

En plaçant notre curseur sur un document, nous ferons apparaître la fameuse ellipse. Elle nous permet d’accéder aux trois options Restaurer, Télécharger la version et Supprimer la version.

Le principe de la restauration dans le cloud de Microsoft

Il nous paraissait important de préciser rapidement le fonctionnement de la restauration des versions dans le cloud de la firme de Redmond. Lorsqu’on restaure une ancienne version, nous créons en réalité une nouvelle version qui est une copie de la version sélectionnée. Alors, notre version actuelle devient l’avant-dernière version alors que la version nouvellement créée devient la version actuelle.

Ceci veut donc dire que nous n’écrasons rien. Nous ne risquons ainsi pas de perdre d’anciennes versions en cas de besoin. De base, l’environnement de Microsoft conserve les 500 dernières versions de chaque document. Les administrateurs du tenant peuvent configurer ce chiffre si besoin.

La comparaison dans MS Word

L’application Word Desktop bénéficie d’une fonctionnalité particulière : la comparaison. Effectivement, nous trouvons dans la fenêtre d’une ancienne version un bouton Comparer.

Ainsi nous allons voir les différents changements entre les deux versions du document. Ces changements comprennent les ajouts/suppressions de texte, les changements de mise en forme et bien plus.

Nous pourrons même grâce à cette fenêtre facilement créer un document consolidé avec du contenu des deux versions que nous pourrons ensuite enregistrer comme nouvelle version.

Il est toujours rassurant de savoir que quoi qu’il arrive, nous ne perdrons pas le travail effectué. Cette fonctionnalité ne peut donc que vous tranquilliser. Nos équipes se tiennent à votre disposition pour vous aider à appréhender au mieux les outils de la suite Office 365.