Pour cet été, nous avons décidé de vous proposer nos Summer Tips autour des réunions Microsoft Teams. Cette série d’articles reprendra différentes fonctionnalités oubliées des utilisateurs mais qui pourraient malgré tout être très utiles.

Après avoir vu différentes fonctionnalités de réunions, nous allons nous arrêter sur leurs types. Lorsque vous souhaitez planifier un événement Teams, selon votre licence, dans l’onglet Calendrier, vous pouvez voir 3 types de réunions :

Les Événements en direct ne seront pas traités dans cet article. Ce type est très spécifique et destiné aux événements en ligne réunissant plus de 1000 participants.

Nous allons nous concentrer sur les deux autres types de séance : Les réunions et les webinaires.

Entre Webinaire et réunion, quelles sont les différences ?

Les webinaires ressemblent énormément aux réunions, à quelques détails près. En effet, les webinaires permettent de mettre en place un formulaire d’inscription. Autre point, dans une réunion, vous invitez les participants alors que dans un webinaire, vous invitez les présentateurs.

Avant de détailler le formulaire d’inscription, nous allons juste identifier l’élément qui le génère dans les détails de la réunion.

Lorsque vous êtes dans les détails de réunion, vous pouvez repérer facilement un bouton situé à côté des Options de réunion dans la barre d’outils.

Le paramètre Aucun fait que vous créez une simple réunion Teams. Si vous passez ce paramètre sur une des deux autres options, Pour les personnes de votre organisation ou Pour tout le monde, vous la transformez en webinaire.

Intéressons-nous mainteant à ce formulaire d’inscription. En cliquant sur Afficher le formulaire d’inscription, vous ouvrez une nouvelle fenêtre qui vous permettra de le visualiser ou de le modifier. Nous pouvons observer ce bouton dans la capture d’écran ci-dessous.

La fenêtre de création du formulaire d’inscription

La fenêtre du formulaire est découpée en trois zones : la barre de tâches, la bannière et le corps du formulaire. Découvrons-les.

Dans la barre d’outils nous retrouvons trois actions :

  • Enregistrer vous permet de sauvegarder les ajustements apportés au formulaire.
  • Copier le lien d’inscription vous permet de partager le lien d’inscription. Si vous apportez des modifications après avoir partagé le lien d’inscription, vos modifications seront visibles avec le lien précédemment copié sans aucun problème.
  • Afficher dans le navigateur vous donne un aperçu de ce que verront les personnes souhaitant s’inscrire.

Grâce à la bannière, nous pouvons agrémenter notre formulaire d’une image de notre choix, tout simplement.

Trois parties composent le corps du formulaire. La première contient les informations de base du webinaire. Attention, les informations introduites dans l’écran de création de la réunion de Teams ne sont pas reprises par cet écran. Il nous faut donc les entrer à nouveau.

En-dessous des informations de base, nous remarquons une zone pour les intervenants. Nous pouvons y ajouter les nom et prénom de l’intervenant ainsi qu’une petite description en cliquant sur Ajouter un intervenant. Vous pouvez en ajouter plusieurs.

Finalement dans la partie droite du corps du formulaire, nous trouvons les informations relatives à la personne souhaitant s’inscrire. Les informations de base sont le nom, le prénom et l’adresse de courriel. Cela permettra à l’outil d’identifier la personne et de lui envoyer la confirmation ainsi que l’invitation pour le webinaire. En plus, nous pouvons ajouter différents champs préconçus par Microsoft. Finalement, nous pouvons créer des champs à choix ou à texte personnalisés selon nos besoins.

Vous avez ainsi la possibilité de récupérer tout ce qui vous serait utile pour le webinaire.

Suite à leur inscription, les participants recevront donc la confirmation d’inscription ainsi que l’invitation qui contiendra, bien sûr, le bandeau de participation au webinaire. Cela se fait par courriel.

Dans quel cas doit-on préférer les webinaires ?

Terminons avec une question qui revient souvent : Quels sont les cas utiles pour les webinaires ?

Il vous suffit simplement de vous poser la question : Puis-je aujourd’hui identifier tous les participants à ma séance. Si vous répondez par la positive, créez une réunion. Dans le cas contraire, créez un webinaire et rendez son formulaire accessible aux potentiel-le-s participant-e-s.