Pour cet été, nous avons décidé de vous proposer nos Summer Tips autour des réunions Microsoft Teams. Cette série d’articles reprendra différentes fonctionnalités oubliées des utilisateurs mais qui pourraient malgré tout être très utiles.

Pour ce premier article, nous allons parler des applications tierces que nous pouvons ajouter à nos réunions. Il en existe des dizaines, voir des centaines, mais nous allons nous arrêter plus spécifiquement sur l’une d’entre elles : Polls.

Peut-être que certain-e-s d’entre vous utilisent ou ont remarqué la présence de l’application Forms dans les réunions Teams. Microsoft a réalisé que peu de gens étaient au courant de cette possibilité.

Afin de promouvoir cette fonctionnalité, ils ont décidé de déployer une nouvelle application : Polls ou sondages en français. Ainsi cette application va progressivement remplacer l’application Forms. Vous pouvez donc, dès aujourd’hui, prendre l’habitude d’utiliser l’application Polls.

Actuellement, ces deux applications ont les mêmes fonctions et fonctionnalités. L’ajout d’outils tels que Polls aux réunions permet une plus grande interactivité avec les participants. Nous pouvons ainsi tenter de conserver leur attention et leur intérêt.

Ajouter le composant à la réunion

La première chose à faire est donc d’ajouter le composant à la réunion. Vous pouvez le faire bien avant que la réunion débute. Nous vous le conseillons fortement.

Lorsque vous allez dans les détails de la réunion Teams, vous pouvez identifier le bouton + situé à la suite des onglets.

Cliquez sur le bouton susmentionné pour accéder aux différentes applications tierces ajoutables aux réunions. Sélectionnez celle qui vous intéresse.

Comme dit plus haut, nous allons choisir l’application Polls en cliquant sur sa tuile.

Après cette sélection, vous devez finaliser l’ajout de l’application via le bouton Enregistrer.

L’application est maintenant ajoutée à la réunion. Il ne nous reste plus qu’à en profiter

Préparer sa réunion et ses sondages

Vos sondages peuvent donc être préparés en amont. Vous n’aurez ainsi plus qu’à les publier au moment opportun lors de votre réunion. Voici à quoi ressemble l’écran de vos sondages.

Une barre d’outils spécifique aux sondages est visible sous la barre de la réunion. Nous allons nous y intéresser.

Trois boutons sont visibles et vous nous permettre de gérer nos sondages.

Le bouton le plus à droite, Suggestions, nous permet d’afficher des suggestions faites par le logiciel. Nous n’allons pas forcément les utiliser autrement que pour trouver l’inspiration. En effet, les choix proposés sont, du moins pour l’instant, systématiquement en anglais et ne correspondent pas forcément aux sujets de séance.

Nous aurons la possibilité de retrouver les sondages créés dans nos précédentes réunions grâce à Mes sondages récents. Le logiciel nous propose les sondages des 30 derniers jours. Cela nous permettra de gagner du temps si nous utilisons régulièrement des sondages identiques ou presque. Bien sûr, nous avons la possibilité de modifier le sondage après l’avoir ajouté à nos sondages.

Le bouton le plus intéressant est bien sûr Nouveau Sondage. Grâce à lui nous allons pouvoir créer nos sondages de toute pièce. Pour ce faire, vous allez pouvoir utiliser trois types de sondages :

Choix multiples vous donnent la possibilité de créer une question à choix simple ou multiple.

Questionnaire est presque identique. La différence réside dans le fait qu’une ou plusieurs réponses proposées est/sont la/les bonne-s.

Nuage de mots clés permet de laisser les participants entrer les mots-clés de leur choix afin de créer le nuage de mots. Pour créer ce type de sondage, il vous suffit d’entrer une question.

Les options de vos sondages

Pour les trois types de sondages, vous aurez trois options à disposition.

Ainsi vous pourrez décider de conserver les noms des personnes interrogées ou de garde le sondage anonyme, rendre les résultats visibles pour tous les participants et permettre à vos co-présentateurs de modifier les sondages à disposition. Les sondages resteront en brouillon jusqu’à leur publication lors de la réunion. Ensuite, nous ne pourrons logiquement plus les modifier.

Nous vous rappelons que pour gérer les présentateurs, vous devez accéder aux Options de la réunion.

Lorsque vous avez créé vos sondages, vous les retrouvez dans la fenêtre principale.

Grâce à la flèche située à droite du bouton Démarrer, vous pouvez Modifier le sondage ou le supprimer.

Pendant la réunion

Vous allez retrouver les applications ajoutées et plus spécifiquement Polls dans la barre d’outils de la réunion.

 En cliquant sur le bouton dédié, vous allez ouvrir un bandeau sur la gauche qui regroupera tous les sondages créés.

Vous pouvez bien sûr créer de nouveaux sondages si nécessaire. Au moment voulu, démarrez le sondage en cliquant sur le bouton correspondant. Le sondage en cours apparaît au milieu de la fenêtre de réunion afin que les participants puissent y répondre. Ils choisissent leur-s réponse-s et cliquent sur Envoyer.

En plus de cette fenêtre dédiée, le sondage apparaît dans la conversation de la réunion. Il y restera disponible tant que le-s présentateur-s ne ferment pas le sondage. Ainsi les participants pourront corriger leur réponse même après avoir fermé la fenêtre en question. Lorsque le présentateur ferme le sondage les participants verront les résultats.

Dans le bandeau des sondages, nous pouvons facilement identifier les sondages actifs, en brouillon ou fermés. Le bouton Démarrer est remplacé par Afficher les résultats dès que le sondage a été lancé. Les options accessibles grâce à  la petite flèche située dans le coin inférieur droit du sondage vont évoluer selon le statut du sondage.

Les options sont très explicites. Nous voulons juste vous rendre attentifs au fait que les options ne sont pas forcément au même endroit selon le statut du sondage.

Et le résultat ?

Pouvoir effectuer des sondages c’est bien, pouvoir utiliser les résultats c’est mieux. Dans ce but, nous avons plusieurs possibilités.

Tout d’abord, comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessus, il est possible d’exporter les résultats. Cet export nous permettra de récupérer les réponses dans un document Excel. Voici à quoi ressemblera le document Excel :

De plus, il est possible d’accéder aux sondages dans les détails de la réunion. Nous les trouverons dans le même onglet que lors de leur préparation. Pour terminer, sachez que vous retrouverez également les sondages et leurs résultats dans l’application MS Forms directement.

Nous voyons ainsi la force de l’interconnexion entre les différentes applications de Microsoft 365. Profitez-en et gardez vos participants concentrés sur vos présentations grâce aux sondages.

Bon début d’été à tou-te-s.