Notre série d’articles sur les nouveautés annoncées durant le Spring Ignite continue. Cet événement en ligne se déroulait du 2 au 4 mars 2021. Nos deux premiers articles avaient mis l’accent sur les réunions et sur le nouveau type de rendez-vous Teams, les webinaires.
Dans ce troisième article, nous nous pencherons sur les fonctionnalités qui touchent plutôt les conversations et la collaboration
Teams Connect, le nouveau type de canal
La première nouveauté dont nous parlerons est un véritable blockbuster. En effet, jusqu’à maintenant, nous ne pouvons nous appuyer que sur deux types de canaux pour structurer notre équipe Teams : les canaux standards et les canaux privés.
Pour rappel, les membres d’une équipe MS Teams accèdent à tous les canaux standards. Dès leur arrivée dans l’équipe, ils peuvent consulter les informations et converser sans problème. Les canaux privés, quant à eux, permettent d’isoler quelques membres de l’équipe afin d’avoir un espace séparé et clos pour discuter de sujets sensibles, par exemple. La grande contrainte qu’ont les canaux privés sont que pour pouvoir y accéder, il faut être membre de l’équipe. Dans certains cas, tels que l’ajout d’externes, cela pose beaucoup de problèmes car il faudrait donc donner à une personne externe accès à tous les canaux et donc toutes les discussions de l’entreprise. De plus, le nombre de canaux privés sont limités, au moment où nous écrivons ces lignes, à 30 par équipe.
Le petit nouveau : le canal partagé
Microsoft va enfin nous apporter une solution à cette problématique : les canaux partagés (shared channels).
Le premier point très intéressant de cette nouvelle fonctionnalité est que nous pourrons donc créer un canal et y ajouter les personnes que nous souhaitons, qu’elles soient dans notre organisation ou non. Pour les personnes externes, elles auront d’ailleurs la mention (Externe) après leur nom, à l’image des invités actuels.
Ce nouveau type de canal fonctionne techniquement de la même manière que les canaux privés. En effet, la création du canal génère un espace SharePoint. Ses données seront détachées des autres canaux de l’équipe, à l’image des canaux privés. La grande différence est que les membres de ce nouveau canal ne sont pas membres de l’équipe.
Afin de différencier facilement les canaux partagés, ils auront une icône à la suite de leur nom. Nous avons déjà ce principe avec le cadenas situé à la suite des canaux privés. Microsoft a annoncé des applications de collaboration dans les canaux partagés, mais nous n’avons pas plus d’information.
Nous avons laissé la plus grande différence et le plus grand avantage de ce type de canal pour la fin. En effet, en plus de tous les bénéfices que possèdent les canaux partagés, ils apparaîtront directement dans le tenant de base de la personne. Cela nous permet d’éviter de changer d’organisation lorsqu’on souhaite y accéder. Nous verrons les canaux partagés des différentes organisation auxquels nous avons accès directement dans le panneaux des équipes. Le passage d’un canal à un autre sera aussi simple qu’avec nos canaux internes.
Les canaux partagés sont actuellement en préversion privée et devraient arriver dans le courant de l’année 2021.
Teams et le Dynamics Business Process Experience
Microsoft explique souvent qu’ils veulent simplifier la vie des utilisateurs. Afin de concrétiser cette voix, la firme de Redmond augment les interactions entre ses applications. C’est pourquoi ils ont annoncé différentes améliorations et différents ponts qui vont être tirés entre Teams et Dynamics.
Teams & Dynamics 365 Sales
Le premier est l’ajout d’un panneau sur la gauche de l’écran de Dynamics 365 Sales qui permettra de démarrer ou continuer une discussion par rapport à l’enregistrement client en cours de visualisation. Dans la même veine, Microsoft va ajouter la possibilité de passer un appel audio ou vidéo directement depuis Dynamics 365 Sales.
Il sera également possible lors d’une visioconférence Teams d’ouvrir un panneau Dynamics 365 Sales afin d’ajouter des informations dans le cadre de la réunion en question. Ces informations sont directement ajoutées dans la fiche du client.
Teams & Dynamics 365 Marketing
Le marketing n’est pas en reste. En effet, nous pourront planifier des actions et les déclencher pour les participants d’un webinaire ou d’un événement en direct. Cela nous permettra de transformer de potentiels prospects en clients et de les fidéliser.
Et plus encore entre Teams & Dynamics 365
Les outils Dynamics 365 Customer Service, Field Service, Commerce et Human Resources ont également droit à des améliorations. Si vous souhaitez plus d’informations, vous pouvez vous rendre sur le lien suivant : https://cloudblogs.microsoft.com/dynamics365/bdm/2021/03/02/dynamics-365-and-microsoft-teams-extend-collaboration-across-teams/
Attribuer des tâches à vos équipes grâce à Teams
Vous avez certainement vu l’arrivée de l’outils de tâches dans Teams. Cet outil regroupe les tâches de MS To Do et MS Planner. Si votre organisation possède plusieurs services ou plusieurs entités, la nouvelle fonctionnalité dont nous allons parler devrait vous intéresser : la publication de tâches.
En effet, vous allez pouvoir établir une checklist de tâches à effectuer dans le cadre d’un projet et ensuite l’envoyer aux différents responsables pour qu’ils l’appliquent dans leur service / succursale. Vous allez ensuite pouvoir suivre l’avancement des tâches de votre checklist pour chaque entité. Nous y reviendrons dans un prochain article.
Les approbations sont améliorées
Il y a quelques mois, nous avons vu l’arrivée des approbations. Bien que relativement simples, elles nous permettent déjà la mise en place d’un processus clair pour transmettre des requêtes de validation. Le mois d’avril verra de nouvelles améliorations aux approbations.
Tout d’abord, des modèles personnalisables feront leur apparition. Cela permettra de diversifier nos flux d’information tout en gardant la cohérence des validations. Nous aurons également la possibilité prochainement de joindre des documents directement depuis OneDrive et SharePoint, mais aussi de transmettre des liens permettant d’accéder à des documents stockés ailleurs que dans Microsoft 365.
De plus, les détails des approbations vont prendre en charge la mise en forme. Cela peut paraître peu utile mais ça permettra de structurer une demande en mettant en valeur le contenu important plutôt qu’un bloc de texte en vrac.
L’expérience mobile continue de s’améliorer
Finalement, Microsoft n’oublie pas les utilisateurs mobile. Ils vont modifier l’interface avec de nouveaux en-têtes et icônes, permettant également d’avoir automatiquement le mode sombre si votre téléphone est ainsi configuré.
Vous aurez également la possibilité d’accéder aux documents stockés dans Teams lorsque vous êtes hors-ligne. Vous pourrez profiter d’une nouvelle recherche avec des suggestions, épingler des conversations, profiter d’une plus grande bibliothèque d’emojis et générer des gifs directement dans l’application.
Ces fonctionnalités apparaîtront d’abord sur iOS et ensuite sur Android.
De nombreuses fonctionnalités sont donc à venir. Nous retiendrons tout particulièrement le nouveau type de canal. Les équipes de Silicom Group se tiennent à votre disposition pour vous accompagner afin de toujours améliorer votre expérience utilisateur. N’hésitez pas à nous contacter.
