Après un premier article dédié aux réunions, voici un second article concernant les nouveautés du Microsoft Spring Ignite 2021. Pour rappel, cet événement entièrement en ligne a eu lieu du 2 au 4 mars 2021. Nous nous intéresserons ici aux nouveautés qui concernent plutôt une belle nouveauté : les webinaires.
Est-ce vraiment nouveau ?
En lisant le titre de notre article, vous vous êtes peut-être demandé si nous n’avions pas commis d’erreur. En effet, sur les 115 millions d’utilisateurs mensuels de Microsoft Teams, une grande majorité ont utilisé les services de visioconférences à leur disposition. Rien de nouveau avec les webinaires ? Détrompez-vous, nous allons d’abord faire un tour d’horizon des fonctionnalités existantes.
Réunions Teams
Nous pensons tout d’abord aux réunions Teams (ou Teams Meeting), bien sûr. Ces réunions permettent d’accueillir jusqu’à 300 personnes. Nous les utilisons généralement pour toutes les réunions internes de service ou de projet. Tous les participants peuvent activer leur caméra et leur micro. Simples à mettre en place, elles atteignent dans certains cas leurs limites.
Evénements en direct
Voyons ensuite les événements en direct (ou live events). Ces événements ont des caractéristiques différentes. Votre audience pourra augmenter jusqu’à 10’000 participants. Ces derniers seront des spectateurs de la présentation et pourront poser des questions grâce à un système de questions/réponses. De plus un système de régie permet aux producteurs de l’événement de gérer la prise de paroles des différents présentateurs. Toutes les licences n’autorisent pas les événements en direct. Il faut vous munir de licences Microsoft 365 E1, E3, E5 ou A3, A5.
Webinaires Teams
Il y avait un vide entre ces deux types de réunions qui devrait être comblé prochainement grâce aux webinaires Teams. En effet, cette nouvelle option de réunion offrira des opportunités très intéressantes. De plus, aucune licence supplémentaire ne sera nécessaire. Avant de plonger dans les caractéristiques de cette fonctionnalité, sachez que son déploiement devrait démarrer encore au mois de mars 2021
Les caractéristiques des webinaires
Les webinaires supporteront jusqu’à 1’000 participants. Ils offrent la possibilité aux participants de bénéficier des nouvelles options de présentation vues dans notre précédent article ainsi que les réactions en direct. De plus, l’organisateur pourra gérer l’accès à la conversation de réunion ainsi que les options de vidéo et de son des participants.
Si nécessaire, vous pourrez choisir le mode View-Only qui transformera vos participants en simples spectateurs. Dans cette configuration, vous pourrez augmenter votre audience jusqu’à 10’000 participants. Suite à la situation sanitaire, Microsoft permettra même de monter à 20’000 participants, mais cela uniquement jusqu’à la fin de l’année.
Une organisation facilitée
Lorsque nous devons organiser des événements en ligne, il est parfois compliqué de gérer les inscriptions. Grâce aux webinaires, ce problème n’en sera bientôt plus un. En effet, dans la création du webinaire, il nous sera possible de générer un formulaire d’inscription. Après son inscription, la personne recevra directement une confirmation par courriel avec le lien nécessaire.
Une analyse simplifiée
Un autre problème récurrent avec les réunions Teams est de pouvoir facilement analyser la participation. Un rapport de participation est réclamé à corps et à cri par les utilisateurs depuis de nombreux mois et quelques évolutions ont été apportées. Malheureusement, rien de vraiment satisfaisant n’était apparu jusqu’à maintenant. La donne devrait changer car Microsoft a annoncé la disponibilité du téléchargement pour ce mois-ci. De plus, des améliorations sont déjà annoncées d’ici l’été 2021.
Les développeurs de la firme de Redmond ont décidé d’ajouter un écran supplémentaire qui nous permettra d’analyser directement dans Teams certains métriques de notre webinaire. Nous pourrons y voir le nombre de vues de la page d’inscription, le nombre de personnes inscrites ainsi que les personnes réellement présentes. Nous pourrons également consulter des informations relatives au temps telles que la durée totale de l’événement et la durée moyenne de présence des participants.
Comme vous le voyez sur la capture d’écran ci-dessus, nous aurons à disposition différentes informations pour chaque personne inscrite. Nous pourrons consulter le statut de sa participation ainsi que l’heure d’arrivée et celle de départ et finalement le temps passé dans le webinaire.
Profiter des différents outils
Microsoft a également annoncé que les utilisateurs de Dynamics 365 Marketing pourront même lancer des activités de suivi du webinaire en un clic.
Dans notre quotidien toujours plus connecté, Microsoft Teams ainsi que la suite Office 365 continuent à nous proposer des outils qui correspondent toujours plus aux différents besoins des PME. Si vous avez besoin de conseil sur la mise en place de tels outils, contactez-nous sans plus attendre. Les spécialistes de Silicom Group se feront un plaisir de vous soutenir dans votre transition numérique.
