Sur les marchés hautement concurrentiels d’aujourd’hui, des systèmes logiciels qui fonctionnent bien, font de plus en plus, la différence

  • entre des clients satisfaits et mécontents
  • entre les profits et les pertes
  • voire, finalement entre le succès et l’échec.

Au cours du processus de mise en œuvre, la transition de votre ancien système de confiance vers votre nouvelle solution est donc cruciale. En pratique, cependant, cette transition ne reçoit pas toujours l’attention qu’elle mérite. Inutile de décrire le malheur que cela peut engendrer.

Une date fixée trop tôt ?

Habituellement, la date à laquelle on décide de « couper le ruban» d’inauguration est fixée au début du processus, souvent bien avant le début de l’implémentation d’ailleurs, voire, avant même que le choix final de la solution et du prestataire d’implémentation ne soit fait.
Mais comment savoir, si tôt, si votre entreprise sera prête ? Et quelles sont les exigences de temps de traitement de votre solution préférée ? Il n’est pas non plus rare que l’ego des managers fasse obstacle. Après tout, quelqu’un qui a fait pression pour une date de mise en service particulière ne veut pas perdre la face si cette date doit changer. Mais qu’est-ce qui est vraiment important dans une telle situation ?

Des conséquences néfastes

De nombreux exemples font l’actualité dans la presse. Prenons l’exemple d’une grande compagnie d’assurance maladie. La mise en service d’un nouveau système serait mal conduite et causerait un certain nombre de problèmes à l’interne.
L’une des conséquences directes pour les assurés serait le retard de leurs remboursements. Le délai habituel de cinq jours ouvrés – souvent le premier argument de vente dans ce secteur – pourrait s’allonger désormais à trois mois ! Fini la longueur d’avance sur la concurrence, elle vient d’être sérieusement amputée, sans parler de la satisfaction client. Conséquence en fin d’année, la société verrait de nombreuses polices annulées de la part de clients mécontents et insatisfaits pour choisir le compagnie concurrente. Vous avez dit dommage ? Plutôt oui !

Les points à prioriser pour éviter les pièges

Voici donc quelques éléments à prendre en compte si vous êtes soucieux de réussir votre mise en service :

  • Partagez la version préliminaire du planning en interne, demandez des commentaires et écoutez attentivement
  • Interrogez les clients existants sur les défis et les problèmes liés à leur mise en service et comment ils les ont résolus.
  • Limitez la portée du projet
  • Divisez-le en plusieurs sous-projets plus petits
  • Concentrez-vous sur les fonctionnalités que vous utilisez déjà dans votre système actuel. Et enregistrez de nouvelles fonctionnalités pour une phase ultérieure 

En bref : vous feriez mieux d’être très critique face à tous les pièges possibles avant de lancer votre nouveau système !

  • Testez en interne les connaissances acquises récemment sur la solution
  • Vérifiez, en particulier, tous les processus métier modifiés
  • Testez les fichiers convertis
  • Demandez à un tiers d’effectuer une analyse générale des risques

Il y a encore quelque chose qui cloche ? Alors, gardez votre système actuel pour l’instant. Après tout, vous ne voulez pas jeter le bébé avec l’eau du bain, n’est-ce pas ?
Découvrez d’autres conseils pour vos implémentations de solution logicielle dans nos articles ‘Expérience‘ !