De nombreuses entreprises considèrent encore les dépassements de budget, en termes de temps et d’argent, comme les principales menaces pour la réussite de leurs projets de mise en place de logiciels d’entreprise ou de leurs initiatives de transformation numérique.
Une question intéressante et importante est donc de savoir comment les prévenir. Dans cet article, nous analysons les raisons qui peuvent conduire à des dépassements de budget financier et bien sûr ce que vous pouvez faire pour les éviter.

Les erreurs à ne pas commettre

Commençons par regarder la réalité en face. La plupart des entreprises ne savent pas chiffrer correctement un projet pour en assurer la réussite. C’est cela dit logique, tout simplement parce qu’elles ne modernisent ou ne remplacent leurs solutions que tous les 8 à 10 ans. Cette remarque renforce encore l’importance de bien préparer votre budget.

Voici 5 principales raisons de dépassement de budget

1. Budgets incomplets

C’est sûrement ce qu’il y a de plus simple à vérifier. Veillez à ce que le budget soit complet et qu’il contienne des marges suffisantes pour que cela réussisse.
Des catégories souvent sous-estimées de nos jours se retrouvent dans

  • le domaine de la formation des utilisateurs finaux
  • la gestion du changement organisationnel.

Ce n’est vraiment pas dans la gestion de la restructuration qu’il faut faire des économies !

2. Une mauvaise phase de préparation

La partie la plus importante de votre préparation doit avoir lieu avant même que les consultants de votre partenaire d’implémentation choisi, n’entrent dans le bâtiment. Pour une gestion budgétaire efficace, il est essentiel que vous sachiez ce que vous voulez faire et comment vous voulez le faire, avant même que le compteur ne commence à tourner. Tout commence par une bonne préparation interne à temps, c’est en effet crucial pour contrôler vos budgets financiers.

3. Sous-estimer la complexité

De nombreuses entreprises sous-estiment la complexité de la mise en œuvre de nouveaux logiciels d’entreprise. Ils croient toujours qu’il s’agit d’un projet technique, tout en ignorant le fait qu’une nouvelle solution oblige l’équipe à travailler, penser et agir d’une manière complètement différente.  

4. Sous-estimer la quantité de travail

Il en va de même pour la quantité de travail. Au moment des négociations, tout se concentre sur le nouveau projet. Tout le monde est très impliqué et super enthousiaste. Malheureusement, dès le démarrage du projet, d’autres priorités apparaissent sur l’écran radar.

  • Décrocher ce gros nouveau client
  • Une réorganisation imprévue
  • Le personnel clé qui tombe malade ou quitte l’entreprise.

Sans la bonne orientation, vous serez finalement obligé d’externaliser une plus grande partie du travail à votre partenaire d’implémentation. Le dépassement du budget financier est alors une conséquence logique.

5. Complexifier à outrance

Une dernière cause importante de dépassement budgétaire est l’ajout de complexité au cours du processus d’implémentation. De nombreuses entreprises manquent, en effet, de discipline pour s’en tenir aux fonctionnalités convenues et à la quantité de modifications convenues avant le démarrage. Il est certes tentant d’ajouter des choses à celles déjà prévues par l’entreprise, mais cela démolira vos budgets financiers, vos budgets-temps et la motivation de vos équipes ! Il est donc toujours préférable d’éviter davantage de complexité. Ajoutez toutes les bonnes idées à la « liste d’optimisation » et utilisez ce document pour définir l’étape 2 du processus d’implémentation une fois l’étape 1 terminée.

C’est un excellent moyen de gérer et de contrôler la complexité et de respecter votre budget financier. Silicom Group est spécialisé dans la gestion du changement et peut accompagner vos équipes à planifier et préparer la mise en place d’un nouveau logiciel d’entreprise. Notre Silicom Academy peut également se charger des formations aux utilisateurs qui augmentent les chances de réussite de votre projet.