Pour toutes les entreprises du secteur tertiaire, permettre à sa clientèle de réserver ses services est un atout non négligeable. Cela est encore plus vrai dans cette période quelque peu troublée durant laquelle cela devient quasiment indispensable. Dans cet article, nous parlerons de l’outil qui pourrait bien être la bonne réponse aux questions des PME concernées : Microsoft Bookings.

Bookings, c’est pas plutôt pour les vacances?

En effet, cet outil de la suite Office 365 est à ne pas confondre avec le fameux site d’hébergement qui, lui, n’a pas de « S ».  Par contre, comme son homologue néerlandais, l’outil de Microsoft permettra à nos clients de réserver nos services. Pour ce faire, nous pourrons mettre à leur disposition une page de réservation. Nous pouvons utiliser cette page de réservation de différentes manières. Tout d’abord, vous pouvez l’intégrer à votre site en utilisant soit du code HTML, soit le code d’une iFrame. De plus, il est possible de partager la page de réservation par mail, sur Twitter et sur Facebook. Il est même possible d’ajouter le bouton « Effectuer une réservation » directement dans Facebook.

La page de réservation

Vous pouvez, bien sûr, adapter cette page pour qu’elle affiche vos couleurs ainsi que le logo de votre entreprise. Ce paramétrage nous permet d’intégrer parfaitement la page embarquée dans le site existant. Regardons maintenant plus en détail de quoi est composée cette page de réservation.

Dans la première partie de la page, l’utilisateur verra la liste des différents services mis à sa disposition. En plus du nom du client, nous pourrons afficher la durée prévue ainsi que le prix. Ce prix peut être un tarif fixe, un tarif à l’heure, préciser qu’il peut être variable ou gratuit ou à partir de quel montant le service est disponible. Si vous préférez ne pas donner de précisions, vous pouvez le laisser en non défini. Tout commence par cette étape.

Après avoir sélectionné un service, l’utilisateur peut consulter le calendrier afin de voir les jours et les heures encore disponibles.

Finalement, lorsqu’il a trouvé le moment qui lui convient, l’utilisateur introduit les données qui lui sont demandées et réserve le service en question.

Ce processus très simple est quelque chose que nous connaissons bien en tant que consommateur, mais voyons ce qui se passe en coulisse.

Mais qu’est-ce qu’y gagne le prestataire de service ?

Si on en parle, c’est sans doute qu’on a trouvé des raisons de se réjouir aussi en tant que prestataire de service, vous vous en doutez bien.

Tout d’abord, il faut savoir que MS Bookings s’appuie sur la technologie d’Outlook. Cela permet de relier le calendrier des services de Bookings avec le calendrier des employés concernés. Il n’y aura donc plus de travail à double au niveau de la saisie des rendez-vous dans différents calendrier. De plus, comme les calendriers sont interfacés, la disponibilité des services tiendra compte des personnes qui les fournissent. Une plage horaire sera bloquée si tous les collaborateurs pouvant fournir le service demandé sont occupés, de quoi éviter les risques de double rendez-vous.

Qu’est-ce que me propose Bookings ?

Ici, nous survolerons les possibilités offertes par Bookings. Pour ceux qui aimeraient aller plus loin, nous détaillerons le fonctionnement et les options dans notre prochain article.

Tout d’abord, vous allez gérer des services. Ceux-ci sont configurables. Nous pouvons choisir les jours et les horaires durant lesquels le service sera disponible. De plus, nous allons pouvoir entrer dans Bookings les employés susceptibles de prendre en charge ces services. Ces employés peuvent ou non avoir un compte Office 365. Le grand avantage, en liant un ou plusieurs collaborateurs à un service, est que Bookings va en tenir compte et qu’il sera possible de proposer plusieurs fois le même service aux clients.

Bien sûr, si un collaborateur est en contact avec un client qui souhaite réserver, il pourra le faire directement dans la page d’administration de Bookings pour le client.

Finalement Bookings a également une gestion des clients. Nous avons la possibilité d’importer des clients grâce à un fichier .csv. Le logiciel ajoutera automatiquement tous les nouveaux clients qui réserveront nos services. En plus des diverses informations de contact, chaque client a un espace réservé pour les notes qu’il nous serait utile de conserver.

Pour plus d’informations sur la gestion de Bookings, nous détaillerons les différents écrans et les principales fonctionnalités dans notre prochain article. Stay tuned !!