Comme vous le savez peut-être, il est possible de faire partie de plusieurs organisations avec un seul compte dans Microsoft Teams. Vous serez membre de votre organisation et serez invité dans les autres organisations.
Lorsque c’est le cas, vous verrez à côté de votre portrait l’organisation qui est active avec une flèche vous permettant de dérouler un menu listant les autres organisations disponibles.
Comme vous le savez également, il est possible de discuter dans des conversations indépendantes avec les autres utilisateurs de Teams, ces conversations étant sans lien avec les différentes équipes de l’organisation.
Vous avez deux possibilités qui vous sont offertes par Teams pour converser avec les utilisateurs qui ne font pas partie de votre organisation et il y en a une qui est nettement meilleure que l’autre. Commençons par la moins intéressante.
Vous pouvez converser avec les invités (1). Si c’est une solution qui paraît à première vue très bonne et comprend quelques inconvénients. En effet, l’interlocuteur invité devra changer d’organisation, quitter la sienne pour venir dans la vôtre afin de vous répondre. Si cela ne paraît pas trop grave, cela fait vite perdre du temps et l’empêche à voir les informations qui sont dans son organisation tout en discutant avec vous. Cela est particulièrement embêtant si vous faites un conf call hors de votre organisation. En cas de changement, la communication est coupée automatiquement. De plus, l’invité ne reçoit pas de notifications pour les conversations mais uniquement s’il est mentionné, lui ou son équipe, dans un canal de discussion. Peu pratique si on souhaite communiquer rapidement avec lui.
L’autre possibilité est beaucoup plus intéressante. Plutôt que de le contacter comme invité dans votre organisation, contactez-le en tant qu’externe (2).
En fonctionnant de cette manière, vous contactez l’externe directement dans son organisation tout en restant dans la vôtre. Cela fait que les conversations sont instantanées et que notre interlocuteur est averti directement à la réception du message, ce qui améliore la rapidité et l’efficacité des échanges. Vous pouvez effectuer des appels Audio et Vidéo ainsi que partager votre écran.
Une des rares fonctionnalités qui n’est pas disponible avec un Externe est le partage de fichiers, ce qui est relativement cohérent. En effet, si le transfert de fichiers était possible, les utilisateurs auraient la possibilité de faire sortir des documents de l’organisation très (trop) simplement. Par contre vous pouvez le faire avec un invité. Cela vient du fait qu’en tant qu’invité, votre interlocuteur se trouve dans votre organisation.
Vous pouvez dès maintenant évaluer si vous avez besoin de contacter vos interlocuteurs en tant qu’externes ou en tant qu’invités.
Pour vous permettre de mieux comprendre les différences entre les deux moyens de communication, voici un petit schéma qui illustre cela :
