Toutes les personnes ayant un compte Microsoft peuvent accéder au portail office, que le compte en question soit personnel, professionnel ou scolaire. Pour vous connecter, rendez-vous à l’adresse suivante : www.office.com. En cliquant sur les zones en évidence sur l’image suivante, vous pourrez vous connecter en entrant votre adresse de courriel et votre mot de passe.
D’un point de vue sécuritaire, il est intéressant de remarquer qu’après avoir entré votre adresse de courriel, vous quittez l’espace générique Microsoft pour vous retrouver dans l’espace prévu pour votre organisation. Cela peut également être important lors de spams qui vous demanderaient d’introduire vos informations de connexion. Si après avoir entré votre adresse de courriel vous n’avez pas le changement visuel habituel qui s’opère, c’est que vous êtes sans doute sur une page qui cherche à vous soutirer vos données.
Il est également intéressant de savoir que même si vous utilisez un ordinateur de tiers, les documents que vous allez ouvrir par le biais des outils online (Word, Excel, Outlook, etc…) ne se téléchargent pas du tout sur l’appareil. Si vous vous déconnectez correctement du portail à la fin de votre utilisation, aucune donnée ne restera sur la machine.
Si votre portail n’a pas encore le logo de votre entreprise ni ses couleurs, nous vous conseillons de contacter votre prestataire pour le faire rapidement afin de pouvoir identifier un problème si nécessaire.
Mais revenons au portail à proprement parlé.
Ce portail nous permet donc d’accéder à tous les outils compris dans notre compte Office, ainsi qu’aux documents stockés dans le cloud de Microsoft. Cela comprend notre espace personnel au sein de l’entreprise, OneDrive, ainsi que nos espaces communs, SharePoint.
Dans ce portail, nous pouvons également retrouver des recommandations qui comprendront les derniers documents sur lesquels nous avons travaillé ainsi que les documents que nous ouvrons fréquemment. En plus de ces recommandations, nous avons, également à notre disposition, quatre onglets qui peuvent nous être très utiles :
- Récents : pour les documents récemment consultés
- Épinglés : pour les documents que nous avons souhaité conserver en les épinglant de la manière présentée ci-dessous
- Partagés avec moi : pour les documents pour lesquels on m’a donné un accès
- À découvrir : pour les documents utilisés par les collègues avec qui vous interagissez régulièrement
Pour épingler un document, vous pouvez l’ouvrir dans le logiciel de bureau et l’épingler lorsque vous êtes dans « Fichier » en cliquant sur l’icône de la punaise.
Depuis le portail Office, vous pourrez faire pareil dans la liste des récents.
Enfin, au fond de la page d’accueil du portail, nous pouvons voir deux listes. La première concerne notre OneDrive personnel au sein de notre organisation et liste les répertoires utilisés le plus récemment. Pour la deuxième liste, nous y retrouvons les sites fréquents ou suivis.
Toutes ces fonctionnalités sont intéressantes mais le fait de devoir se rendre sur internet peut en dérouter plus d’un. Microsoft a pensé à eux. En effet, depuis près d’une année déjà, Microsoft a mis à disposition l’application Office sur Windows 10. Il faut voir cette application comme un tableau de bord des outils et fonctionnalités d’Office 365 et de son cloud.
Cette application reprend exactement le visuel et les possibilités offertes par le portail Office. De plus, l’application s’occupera de gérer si un logiciel est disponible sur l’ordinateur ou s’il doit être lancé via un navigateur afin d’accéder à sa version Web. Finalement, nous retrouverons également les recommandations ainsi que les différents onglets de documents cités précédemment.
