Avec les différents réseaux sociaux et les outils de tchat, nous avons pris l’habitude de mentionner nos interlocuteurs. Au contraire, beaucoup de gens n’utilisent pas cette fonctionnalité dans les courriels alors qu’elle peut s’avérer très pratique. Voyons ce que nous propose Outlook et comment en profiter pleinement.
Mentionner les personnes concernées
Avec notre introduction, vous avez sans doute identifier la manière de procéder. Lors de la composition d’un nouveau courriel, vous allez introduire un « @ » pour démarrer la mention.
Lorsque vous validez le contact à mentionner, l’outil l’ajoute automatiquement dans les destinataires du message.
De plus, vous pouvez rendre cette mention moins formelle en la raccourcissant. Comme vous pouvez le voir dans la capture d’écran ci-dessous, vous pouvez raccourcir jusqu’au premier terme de l’adresse de courriel :
Retrouver plus facilement les mentions
Outlook nous propose plusieurs possibilités pour retrouver facilement les courriels avec mention.
Grâce à la colonne Mention
Tout d’abord, nous avons un moyen pour mettre en évidence ces messages dans la liste des courriels. Pour ce faire, rendez-vous dans l’onglet Affichage, sélectionnez Paramètres d’Affichage et finalement Colonnes.
Ensuite, vous devez simplement contrôler que Mention se trouve dans la liste de droite. Si ce n’est pas le cas, sélectionnez Mention dans la liste de gauche et cliquez sur le bouton Ajouter.
Cela fera apparaître l’icône correspondante dans la liste de courriels.
Grâce aux filtres
Une autre possibilité pour retrouver facilement les messages avec mention concerne les filtres. Au sommet de la liste des courriels, vous pouvez repérer les filtres. Parmi ceux-ci, vous avez la possibilité de sélectionner le critère Message avec mentions. Ainsi vous n’afficherez que ce type de messages.
Comme vous pouvez le constater, malgré une utilisation régulière d’outils tels qu’Outlook, la plupart d’entre nous ont encore quelques opportunités pour simplifier notre recherche d’informations. Les équipes de Silicom Group se tiennent à votre disposition pour vous accompagner dans l’adoption des outils de la suite Microsoft 365 et bien plus encore.
