Pour ce deuxième article sur le sujet de la digitalisation pour les PME, nous laissons notre partenaire, proxymetee, vous exposer leurs conseils pour réussir votre transition digitale.
proxymetee est une société de service et distribution de solution de gestion électronique de documents (GED) qui s’adresse aux petites et moyennes entreprises.
Leur solution, proxyscan, est une plateforme de numérisation de documents, accessible via le web.
la dématérialisation, pourquoi ?
On entend souvent parler de digitalisation ou de dématérialisation comme étapes clés pour l’évolution des PME. Les entreprises ressentent, à raison, le besoin de s’équiper de logiciels leur permettant d’optimiser leurs processus sans forcément savoir comment.
Ce sont des concepts simples en apparence dont la finalité est d’alléger le traitement administratif répétitif, consommateur de temps qui peut être automatisé à l’aide d’outils informatiques.
La valeur d’une entreprise ne se mesure pas dans l’exécution de ces travaux rébarbatifs mais bien dans le service métier qu’elle propose à ses clients finaux. Tout gain de temps est donc le bienvenue et la dématérialisation prend alors tout son sens.
Une solution de dématérialisation va vous permettre d’extraire automatiquement les informations pertinentes de vos documents entrants, qu’ils soient papier ou électroniques. Ces données doivent ensuite être traitées pour pouvoir vous soutenir dans l’accomplissement de vos tâches à fortes valeurs ajoutées.
Un service et non un produit
L’essentiel dans la mise en œuvre d’un projet de dématérialisation ce n’est pas que le produit mais bien le service du prestataire qui va vous accompagner. Il existe une multitude de logiciels sur le marché capables d’extraire les informations de vos documents papier ou électroniques. Ce qui va principalement faire la différence c’est la manière dont il va être intégré à votre environnement et à vos processus de traitement.
Une bonne compréhension de votre métier et de vos processus combinée à l’expertise et la configuration optimale et évolutive de votre logiciel de dématérialisation seront les clés du succès de votre projet.
Au contraire, le danger est de minimiser l’importance de l’accompagnement dans cette mise en œuvre et de croire que l’outil seul est suffisant. Les données que vous récupérez sont essentielles. Elles doivent être non seulement pertinentes pour votre métier mais aussi de qualité sous peine d’impacter négativement toute la suite de vos processus.
Un cas concret : les factures fournisseurs
La première étape de votre projet est d’identifier toutes les tâches manuelles sans valeur ajoutées qui peuvent être déléguées aux outils informatiques.
L’exemple du traitement des factures fournisseurs permet de comprendre rapidement comment la dématérialisation peut vous soutenir efficacement.
A l’aide des données présentes et extraites de vos factures (montant, date, no de facture, id-tva, bvr, qrcode, etc.) alliées aux données contenues dans votre logiciel comptable (fournisseur, compte de charges, modalités de paiement), vous possédez toutes les informations nécessaires pour créer un poste ouvert dans votre module d’achat et ainsi vous affranchir d’une saisie manuelle. Il ne vous reste alors plus qu’à les vérifier et exceptionnellement les adapter.
Une ou plusieurs validations, d’un chef de service ou d’un acheteur, peuvent ensuite être nécessaires. Pour cela vous n’avez plus besoin d’acheminer physiquement la facture car vous avez récupéré toutes les informations nécessaires (un compte de charges ou un fournisseur lié à un responsable, un montant au-dessus duquel une validation complémentaire est utile) pour déclencher automatiquement des demandes de validation.
Le subtil équilibre entre la connaissance de votre métier, de vos besoins, de vos processus, de vos règles de traitement combiné à la configuration et l’interaction ciblées de vos différents outils informatiques vous permettra de réellement profiter d’une digitalisation réussie.
