Les liens de partage sont indéniablement une évolution hyper pratique d’Office 365. Nous en parlions dans cet article. Mais il faut bien reconnaître qu’à force de les utiliser, il est parfois compliqué de savoir quels sont les éléments partagés.

Dans la version web de OneDrive, nous vous rappelons que nous pouvons consulter l’onglet Partagé.

En cliquant sur cet onglet vous pourrez consulter les documents Partagés avec moi et ceux Partagés par moi.

Ainsi nous pouvons facilement faire l’état des lieux des documents que nous avons partagés grâce au deuxième des boutons susmentionnés.

Jusqu’à maintenant une certaine lacune existait dans SharePoint. En effet, nous n’avons pas la possibilité d’y retrouver la fonctionnalité dont nous avons parlé. Un document partagé a donc tendance à le rester sans que personne n’y prête plus attention. Microsoft comble cette lacune avec une fonctionnalité apparue récemment : l’expiration des accès au site.

Un paramètre à gérer par l’administrateur

Nous n’avons pas l’habitude de nous attarder sur cette facette des outils mais il nous semblait important de parler rapidement du paramètre qui va nous permettre de gérer cette nouvelle fonctionnalité.

Dans la console d’administration de SharePoint Online, nous nous rendons dans la rubrique Stratégies et plus spécifiquement dans l’onglet Partage. Directement en dessous du réglage du niveau de partage, nous retrouvons les Paramètres de partage supplémentaires.

En développant ces paramètres, vous allez trouver la fonctionnalité qui vous intéresse : la durée avant expiration pour les accès invités à un site SharePoint ou à un OneDrive. Sachez que vous pouvez paramétrer cette option de 30 à 730 jours.

Il suffit donc d’activer cette fonctionnalité et de paramétrer le nombre de jours avant expiration. Et le tour est joué !

Il nous semble important de vous apporter la précision suivante. Cette expiration ne fonctionnera que pour les partages créés après l’activation du paramètre. Pour les partages créés précédemment, aucune date d’expiration ne sera prise en  compte.

Que se passe-t-il pour les utilisateurs ?

Du côté utilisateur, les changements d’usage vont arriver quelques jours avant l’expiration. En effet, les administrateurs du site sur lequel est le document/dossier partagé vont voir apparaître une bannière les informant que des accès arrivent à expiration prochainement. Cette bannière apparaîtra entre 2 et 3 semaines avant le terme selon la durée d’expiration prévue par l’administrateur.

Attention, il ne faut pas confondre les invités dans MS Teams et les invités au sens de SharePoint. Les 4 invités mentionnés dans le bandeau de la capture ci-dessus correspondent aux personnes ayant été invitées à collaborer grâce à un lien de partage. Il n’ont aucun accès à l’équipe Teams concernée par ce Groupe privé. En cliquant sur Gérer situé à la fin du texte du bandeau, nous ouvrons le menu de gestion des accès dont nous parlerons dans quelques lignes.

Un avertissement par courriel

De plus, ces mêmes administrateurs recevront dans les mêmes délais un courriel les informant des prochaines expirations.

Ainsi, en cliquant sur Gérer l’accès, vous accédez au site concerné, directement dans le menu de gestion des expirations.

Ce menu s’ouvre sur la droite de notre écran. On peut remarquer que la durée prévue par notre organisation est précisée au sommet de ce menu. De plus, si vous avez effectué de nombreux partages, vous pouvez effectuer une recherche afin de trouver rapidement les utilisateurs qui vous intéressent. Nous pouvons également choisir si nous souhaitons un tri par nom ou par date d’expiration.

Lorsqu’on sélectionne un ou plusieurs noms, la recherche laisse sa place aux options de gestion. Notez  que nous retrouvons les mêmes options en effectuant un clic sur les trois petits points à la droite du nom en question. Nous pouvons donc Étendre l’accès des utilisateurs sélectionnés ou le Supprimer.

Attention !!! Nous parlons bien des accès au site et non des liens de partage. Lorsque je veux partager un document, je génère un lien de partage que je transmets à mon interlocuteur. Cette action ajoute également l’interlocuteur dans les personnes autorisées à accéder au site.

  • La date d’expiration est placée par rapport au premier partage effectué.
  • Un nouveau partage ne rallonge pas le délai d’accès au site.

Étendre ou supprimer un accès

Dans le premier cas, nous allons donc prolonger l’accès du nombre de jours défini par notre organisation. Cette prolongation commence au moment où nous effectuons l’action et non à la première échéance. Voici le message qui s’affiche lors de la prolongation.

Cette fonctionnalité étant relativement récente, nous pouvons remarquer quelques lacunes au niveau de la traduction.

Si, au contraire, vous souhaitez supprimer l’accès de la personne, vous verrez apparaître ce message.

Rassurez-vous, le document conserve les modifications apportées par la personne en question malgré le message que vous pouvez voir ci-dessus. La révocation de son accès se fait de manière instantanée. Par contre, la suppression de l’accès n’efface pas le lien de partage. Le lien reste actif mais l’accès disparaît. Notre interlocuteur doit posséder les deux pour pouvoir accéder au document. Si vous souhaitez nettoyer les liens existants, vous devrez donc continuer à vous armer de courage et de patience.

Voilà une nouvelle fonctionnalité qui ravira les personnes utilisant fréquemment les liens de partage. Le temps où ces liens restaient ouverts et sans contrôle est maintenant révolu. Les organisations ont enfin des outils pour maîtriser ce partage vers l’externe. Les équipes de Silicom Group se tiennent à votre disposition pour vous aider à déterminer les bonnes pratiques et les règles de gouvernance qui cadreront vos utilisateurs.