Pour cet été, nous avons décidé de vous proposer nos Summer Tips autour des réunions Microsoft Teams. Cette série d’articles reprendra différentes fonctionnalités oubliées des utilisateurs mais qui pourraient malgré tout être très utiles.
En réalité, l’article de cette semaine ne traitera pas directement de fonctionnalités. Nous allons plutôt nous intéresser à quelques principes qui paraîtront simples pour certains mais peuvent changer la donne lorsqu’on doit mener une réunion en ligne.
L’importance du contexte
Bien sûr, nous allons toujours nous arrêter sur la situation idéale. Nous sommes bien conscients que nous ne pouvons pas toujours réunir tous les paramètres, mais nous estimons important de toujours les garder en tête afin de s’en approcher au maximum. Comme le dit le dicton :
« Un objectif n’est pas toujours là pour être atteint. Il ne sert souvent qu’à mieux viser. »
Comme nous l’avons noté au début de cet article, nous allons nous intéresser au cas de figure où vous devez mener une réunion. Si vous n’êtes que spectateur, sans besoin de partage d’écran ou d’activation de votre micro, seule votre capacité à suivre la séance comptera. Voyons ensemble ce qui peut changer la donne pour les animateurs d’une session en ligne
Un environnement adéquat
Tout d’abord, il est important d’être bien installé. Vous devez avoir une place assez grande pour vous installer correctement. Une place vous permettant de faire toute la séance. Il faut que vous puissiez poser vos notes, utiliser votre souris et tout le matériel nécessaire à votre séance.
Vous êtes bien installés. Contrôlez maintenant l’élément peut-être le plus important : le bruit environnant. En effet, vous devez absolument privilégier les endroits calmes. Vous avez sans doute déjà remarqué qu’il nous faut beaucoup d’abnégation pour suivre une séance dans laquelle il y a beaucoup de bruits d’arrière-plan. Si vous travaillez dans un open space, privilégiez les coins de la pièce plutôt que son centre.
Si vous prévoyez d’activer votre caméra, ce qui rend la séance beaucoup plus sympathique, portez également une attention particulière à votre arrière-plan. L’idéal est peu ou pas de passage derrière vous. Evitez de vous retrouvez sur le chemin de l’imprimante ou de la machine à café. Cela compte également si vous utilisez les arrière-plans proposés par Teams ou ses concurrents. En effet, le logiciel gèrera beaucoup mieux un fond uni.
Résumons donc la partie environnement, votre place doit
- Posséder un espace adéquat
- Avoir peu de passage à proximité
- Être au calme
Si votre organisation effectue régulièrement des présentations à des externes, il peut être intéressant d’aménager un espace dédié à ce genre d’événement et qui pourra servir à tout le monde. Par contre, méfiez-vous des salles de conférences, elles ont parfois une réverbération très désagréable pour les séances en ligne.
Le matériel compte
Lorsque nous organisons des événements en ligne, nous devons nous plier aux caprices de la technique. Nous minimiserons les problèmes potentiels en ayant du matériel adéquat. Parmi ce matériel, l’ordinateur doit pouvoir effectuer toutes les tâches souhaitées lors de votre présentation tout en gérant la visio-conférence en cours.
Souris
Les actions doivent pouvoir s’effectuer facilement. Nous vous conseillons de privilégier l’utilisation d’une souris plutôt que l’utilisation du pad tactile, à moins de le maîtriser parfaitement. Vous serez ainsi précis et rapides dans les déplacements du curseur.
Ecrans
Si vous pouvez avoir plusieurs écrans, n’hésitez pas. Ainsi vous aurez l’œil sur les différents éléments importants de la réunion. Votre serviteur, par exemple, utilise deux écrans 23″ et une Microsoft Surface. Cela me permet d’avoir trois écrans qui ont chacun leur utilité, selon la disposition suivante.
- 1 : écran de la tablette Surface et sert pour les notes.
- 2 : écran utilisé pour le partage de contenu, présentation PPT et démonstrations live
- 3 : écran affichant habituellement la fenêtre de réunion. Cela permet de garder un œil sur les participants et la conversation de réunion
Bien sûr cette disposition me convient personnellement. A vous de trouver la disposition qui vous convient le mieux afin que vous soyez à l’aise au maximum.
Matériel audio
Soyez très vigilant en ce qui concerne le matériel audio. Ne comptez pas sur les composants intégrés de votre ordinateur. Munissez-vous d’un casque audio pour la sortie son. Cela permettra de ne pas déranger vos collègues et vous isolera dans la réunion. De plus, le micro du casque a une prise de son beaucoup plus précise et ciblée que le micro d’un ordinateur. Son utilisation diminuera les bruits d’arrière-plans dont nous avons parlé tout à l’heure. De plus, vous éviterez les effets larsen très désagréables, fréquents lorsqu’on utilise le haut-parleur et le micro intégrés de l’ordinateur.
Si vous devez mener une séance, évitez les systèmes de son de réunion ou testez-les au préalable afin d’éviter les problèmes. Si le matériel est mal réglé ou mal orienté, on risque de ne pas vous entendre. Cela est encore plus important si vous le faites dans une salle de conférence pleine.
Pour le matériel, équipez-vous
- D’une souris
- Si possible, de plusieurs écrans
- D’un système de son adéquat tel qu’un casque avec micro
Nous voyons qu’il y a quand même quelques paramètres dont il faut tenir compte au-delà de la pure préparation du contenu. Cela, bien sûr, sans compter votre préparation afin de maîtriser l’outil de visio-conférence que vous aurez choisi. Les équipes de Silicom Group peuvent vous proposer du matériel pour un excellent rapport qualité-prix. N’hésitez pas à nous contacter.