Pour toutes les entreprises du secteur tertiaire, permettre à sa clientèle de réserver ses services est un atout non négligeable. Cela est encore plus vrai dans cette période quelque peu troublée durant laquelle cela devient indispensable. Dans cet article, nous parlerons de l’outil qui pourrait bien être la bonne réponse aux questions de des PME concernées : Microsoft Bookings.

On en avait pas déjà parlé ?

Mais vous avez raison ! Nous avions fait un survol dans ce précédent article. Si vous ne l’avez pas lu et que vous ne connaissez pas MS Bookings, nous vous invitons à vous y pencher comme introduction. Nous allons ici détailler l’envers du décor. Nous verrons donc comment paramétrer notre page de réservation afin d’être au plus proche de notre propre réalité.

Comment mettre en place simplement Bookings ?

La page d’accueil

Le début de notre voyage est l’écran d’accueil. Bookings nous propose un certain nombre de tâches afin de poser les bases de notre calendrier. Des éléments tels qu‘ajouter une marge de temps entre les rendez-vous, personnaliser la page de réservation ou lier notre compte Facebook à notre Bookings vous seront donc proposés directement sur cette page.

La deuxième partie de l’écran est un tableau de bord qui nous permet de voir plusieurs métriques sur les 30 derniers jours. Nous pourrons connaître le nombre de réservations effectuées ainsi que le nombre de clients à avoir réservé. Le chiffre d’affaire prévu sera également donné, mais il ne tient compte que des prix établis dans le système de base et pourrait ne pas être représentatif de la réalité. De plus, Bookings ne tiendra compte que du tarif horaire même si la réservation est faite pour deux heures. L’information du chiffre d’affaires est donc à prendre avec des pincettes.

Le calendrier

Comme vous le devinez sans souci, cette page affiche le calendrier de vos différents services. Vous avez donc une vue d’ensemble des différentes réservations. Chaque couleur correspond à un de vos employés. Depuis cette page, vous pouvez également ajouter une réservation ou des jours de congés afin de s’assurer que l’absence du collaborateur est prise en compte, même s’il oublie de le spécifier dans son agenda personnel.

En plus de ces fonctionnalités de base, vous pouvez également imprimer le planning des réservations de diverses manières. Finalement, en plus de pouvoir bien sûr parcourir votre calendrier, vous pouvez à l’instar d’Outlook choisir l’affichage qui vous convient entre le jour, la semaine de travail, la semaine complète ou le mois.

La page de réservation

Vous allez pouvoir gérer, grâce à ce menu, le visuel de la page mise à disposition des clients. Le menu est composé de deux colonnes et d’une barre d’outils. Nous commencerons d’ailleurs par cette dernière.

Lorsque des modifications sont apportées dans le menu, il ne faut pas oublier de les sauver grâce au bouton Enregistrer et publier. Si pour diverses raisons, nous devons rendre la page inaccessible, il nous suffit de cliquer sur le deuxième bouton Annuler la publication. Le bouton Incorporer nous permet quand à lui d’obtenir soit le code HTML, soit le code de l’Iframe à embarquer dans la page existante de notre site, par exemple.

La zone grisée située juste en dessous de la barre d’outils va nous indiquer si la page est publiée ou non. Ensuite, nous pouvons accéder à la page de réservation grâce au bouton Ouvrir la page publiée. De plus, nous avons plusieurs possibilités pour partager la page en question. Juste en dessous, nous allons interfacer MS Bookings et Facebook. Cela permet d’avoir un bouton Effectuer une réservation sur notre page Facebook.

Personnalisation de la page

La page peut bien-sûr être un peu personnalisée puisqu’on pourra choisir soit un thème prédéfini, soit introduire des codes couleurs personnalisés en hexadécimal. On décide également d’afficher ou non le logo de l’entreprise et si MS Bookings affiche les heures dans le fuseau horaire de l’entreprise uniquement. Cela concerne plutôt les entreprises internationales mais il est intéressant de le savoir.

Le contrôle de l’accès

Les deux fonctionnalités suivantes concernent l’accès à la page de réservation. Si on la destine à un usage interne, on peut imposer le fait de s’authentifier avec un compte Microsoft ou Office 365 de notre organisation pour pouvoir réserver. De plus, on peut désactiver l’indexation directe du moteur de recherche afin que la page ne puisse pas être trouvée par les moteur de recherche tels que Google ou Bing, mais uniquement grâce au lien.

Nous allons également pouvoir activer un bouton afin que le client accepte la politique d’utilisation des données. Ce bouton s’accompagne d’un message afin de clarifier la politique en question.

La planification

D’autres éléments peuvent être gérés. Tout d’abord, nous déterminerons les intervalles de temps entre les plages horaires proposées au client ainsi que le délai minimal et maximal pour les réservations.

Nous allons aussi gérer les notifications par email dans ce menu. Si vous ne souhaitez pas que le client puisse choisir quel collaborateur le prendra en charge durant son rendez-vous, il vous faudra désactiver la coche sous Employés.

Finalement, nous allons configurer les horaires de disponibilité pour chaque jour. Tous les services utiliseront ces horaires par défaut. Si la disponibilité d’un service ne correspond pas aux horaires de base, nous le gérerons dans le service comme nous le verrons plus bas.

Les clients

Dans cet écran, nous allons retrouver la liste des clients qui ont réservé au moins une fois dans MS Bookings. Bien sûr, nous pouvons également ajouter des clients nous-mêmes. Nous avons deux alternatives pour cela : introduire manuellement les clients un à un ou utiliser un fichier csv pour les importer en une fois.

Nous pouvons introduire différentes informations telles que les adresses de courriers, les numéros de téléphone, les adresses de messagerie instantanée. Tout cela s’ajoutera au nom, au prénom ainsi qu’à l’adresse.

De plus, nous avons une catégorie Autre. Cette catégorie regroupe surnoms, page web personnelle, conjoint, école, loisirs et anniversaire, par exemple.

Finalement, nous pouvons entrer des notes sur le client. Nous avons donc déjà quelques fonctionnalités basiques d’un CRM.

Les employés

Nous mettons à disposition des clients des services. Pour ce faire, ces services nécessitent souvent l’intervention d’un collaborateur. Cet écran nous permettra de gérer donc le personnel concerné. La première partie de cet onglet nous permettra de consulter la liste des collaborateurs avec quelques informations de base.

En cliquant sur la ligne d’un(e) collaborateur(trice), nous accédons à sa fiche. Nous allons pouvoir définir ses initiales, le nom avec lequel il apparaîtra, son adresse mail, son numéro de téléphone et son rôle.

Au niveau des rôles, ils sont au nombre de 3 : Administrateur, lecteur et invité.

  • Les administrateurs ont toutes les autorisations pour gérer les paramètres, les réservations et les employés.
  • Les lecteurs, ou visiteurs, peuvent accéder en lecture seule aux réservations et aux paramètres.
  • Les invités, quant à eux, peuvent être affectés à des réservations mais ne peuvent pas ouvrir la boîte aux lettres de réservation.

Nous pouvons choisir si les événements du calendrier Office doivent avoir un impact sur la disponibilité. En acceptant cette option, le calendrier des collaborateurs déterminera les plages horaires des réservations et cela permettra de s’assurer qu’aucune réservation ne sera faite lorsque tout le monde est occupé.

Le dernier paramètre important est les horaires de disponibilité. Nous pouvons nous baser sur les heures d’ouvertures de l’organisation. L’autre solution est de déterminer des horaires spécifiques si, par exemple, le(la) collaborateur(trice) travaille à temps partiel.

Les services

Dans le même ordre d’idée que pour les employés, l’onglet des services nous affiche tout d’abord une liste des différents services ajoutés dans Bookings. Nous y trouverons le nom du service, sa durée, le prix par défaut et les membres du personnel affectés à ce service.

Lorsque l’on ouvre la page de détails d’un service on peut tout d’abord obtenir une page de réservation dédiée au service en question.

Informations de bases du service

Tout d’abord, nous allons gérer le nom, la description et l’emplacement par défaut du service. En plus de ces éléments de base, nous pouvons également déterminer si la réunion peut être en ligne. En cas d’activation, MS Bookings ajoutera un lien de participation à une réunion Teams au rendez-vous. Il faudra donc que le collaborateur sélectionné pour cette réunion est une licence lui permettant d’utiliser MS Teams.

Juste en dessous, nous allons gérer les paramètres organisationnels du rendez-vous tels que la durée par défaut du service, la marge horaire à laisser avant et après le rendez-vous ainsi que si les clients sont autorisés ou non à gérer leurs rendez-vous. Nous allons également pouvoir déterminer un nombre maximal de participants.

Nous aurons ensuite à gérer la politique de prix du service avec les options suivantes :

  • Prix non défini
  • Prix fixe
  • À partir d’un montant défini
  • Tarif horaire
  • Gratuit
  • Prix variable
  • Contactez-nous

Il est également possible d’ajouter des notes internes afin d’apporter quelques précisions.

Les informations du client

Pour l’inscription du client, nous allons pouvoir, grâce au bouton Modifier gérer les champs personnalisés et configurer complètement notre formulaire d’inscription en choisissant les questions et leur ordre.

Afin d’éviter que le client ou le collaborateur oublient le rendez-vous planifié, nous allons configurer un rappel et choisir qui doit le recevoir. Nous configurerons donc la durée avant le rendez-vous et composerons le message de rappel.

Dans la même idée, nous pourrons ajouter des informations supplémentaires au courrier de confirmation.

Options avancées

Finalement, nous pourrons affiner le fonctionnement du service en déterminant, tout d’abord, si le service doit être visible ou non sur la page de réservation.

De plus nous allons configurer la stratégie de planification du service. Nous pouvons soit choisir la stratégie par défaut soit en créer une spécifique au service.

Dans cette stratégie, on retrouve les mêmes éléments que ceux précédemment vu dans la page de réservation.

On voit qu’on peut vraiment faire correspondre chaque service à notre contexte et à ce qu’on peut offrir aux clients.

Les informations professionnelles 

Le dernier onglet correspond aux informations de base de l’entreprise. En plus des informations de base telles que le nom, l’adresse et les coordonnées de l’organisation, on peut y ajouter les URL du site web, de la politique de confidentialité et des conditions générales.

Finalement, nous allons pouvoir ajuster la devise, le logo et les heures d’ouverture de notre organisation.

Nous avons été dans le détail de l’interface de gestion de Bookings. Cela nous montre que c’est un outil très puissant. En espérant que cela vous permette de vous faciliter la vie grâce à cette page de réservation.